This Privacy Notice for Employees ("Notice") describes the types of Personal Data (defined below) that "UNITED KOTAK BERHAD". ("hereinafter referred to as "we" or "us" or "our") collects about you, the purposes for collecting and using such information, the classes of third parties to whom we may disclose your Personal Data and the choices and means we offer you for limiting its use and disclosure.

 

We collect and process personal data of employees (collectively, "Personal Data"), including without limitation your:-

• Name, home address, telephone number, emergency contact information, physician contact information and next-of-kin information that may be necessary for identification, security and contingency planning purposes;
• Age, gender, NRIC number (or its equivalent), bank account number, dependent information, spousal or partner information, health information and other information that may be necessary for the administration of payroll, health insurance, and other benefits;
• Education, training, work experience, employment history, performance evaluations, references and background reports that may be necessary to establish, maintain or terminate the employment relationship; and/or
• Other information that may be necessary for legitimate business purposes or as required by applicable legal requirements.

 

We may also process Personal Data which is considered 'sensitive' by applicable laws, including but not limited to Personal Data relating to your health, political opinions, religious and philosophical beliefs, commission or alleged commission of any offence and court ordered actions (collectively, "Sensitive Personal Data"). Personal Data shall include Sensitive Personal Data for the purpose of this Notice.

 

Your Personal Data may be used for the following purposes (collectively, "Purpose"):-

• Recruitment and staffing;
• Administration of compensation, health insurance, benefits programs and payroll administration;
• Temporary or permanent relocation;
• Performance management and training;
• Advancement and succession planning;
• Recreational activities;
• Surveys and compilation of statistics;
• Disciplinary action and investigations thereto;
• Protection of (company name), its personnel and the public against injury, theft, legal liability, fraud or abuse;
• Compliance with applicable legal requirements and risk management;
• Our legitimate business purposes, which may include the day-to-day conduct of the business, the sale or transfer of all or part of the business, and the conduct of litigation, investigations or dispute resolution; and/or
• Other purposes that are appropriate or authorized by applicable law.

 

We may obtain Personal Data from you directly or from third parties in connection with:-

• References and background checks;
• Performance evaluations;
• Internal investigations;
• Locating you or your dependants after you cease to be in employment with us for purposes of administering retirement, pension or other benefits (if applicable); and/or
• Other purposes that are appropriate or authorized by applicable law.

 

We may transfer Personal Data to any of our related companies within the (company name) which may be located in another country. We may also disclose your Personal Data to third parties (such as service providers) for the Purpose, reportorial requirements with various government agencies and for law enforcement, judicial or administrative proceedings and the coordination and management of disciplinary actions and related investigations. We may also disclose your Personal Data when we are required to do so by law or in the context of a merger or acquisition transaction. In the event that we engage external service providers, specific security and confidentiality safeguards have been put in place to ensure your personal data protection rights remain unaffected. If we are contacted by any organizations or institutions, including banks or advocates and solicitors or your future employers conducting reference checks, to verify and/or seek references with respect to your employment with us and your Personal Data thereto for commercial purposes, you consent to us verifying and disclosing the same.

 

We and our authorized representatives or agents may preserve, monitor, access, duplicate and/or examine records, documents and other information, including e-mail correspondence, sales workforce call notes, internet log files, security badge-reader data, and similar data, residing on our networks, computers, and other electronic devices used by employees and/or contract hires. Some of these materials may contain Personal Data relating to you. We will only do so where there are reasons for doing so, including situations where we must protect our legal rights and interests, investigate suspected violations of law or internal policies, or respond to valid law enforcement requests, and only where and in the manner permitted by law. We will apply due care to ensure that our efforts are targeted and proportionate, and will try to exclude, to the greatest extent practicable, irrelevant materials or information.

 

You may request for access to or correction of your Personal Data or limit the processing thereof at any time hereafter by submitting such request to us in writing to the HR Manager. Any inquiries or complaints with respect to your Personal Data should also be channeled to us in this manner.

 

Please note that it will be necessary for us to process your Personal Data for the Purpose, without which we will not be able to employ you.

Notis Privasi bagi Pekerja-pekerja ini ("Notis") menerangkan jenis-jenis Data Peribadi (ditakrifkan di bawah) yang "UNITED KOTAK BERHAD". ("selepas ini dirujuk sebagai "kami") kumpul mengenai anda, tujuan-tujuan pengumpulan dan penggunaan maklumat tersebut, kelas-kelas pihak ketiga yang mungkin kami mendedah Data Peribadi anda kepada dan pilihan-pilihan dan cara-cara yang ditawarkan oleh kami kepada anda untuk mengehadkan penggunaan dan pendedahan tersebut.

 

Kami mengumpul dan memproses data peribadi pekerja-pekerja (secara kolektif, "Data Peribadi"), termasuk tetapi tidak terhad kepada:-

• Nama, alamat rumah, nombor telefon, maklumat menghubungi semasa kecemasan, maklumat menghubungi doktor dan maklumat waris yang mungkin diperlukan untuk tujuan-tujuan pengenalan, keselamatan dan perancangan kontigensi
• Umur, jantina, nombor kad pengenalan (atau yang setaraf dengannya), nombor akaun bank, maklumat orang tanggungan, maklumat suami-isteri atau pasangan, maklumat kesihatan dan maklumat-maklumat lain yang anda mungkin diperlukan untuk pentadbiran senarai gaji, insurans kesihatan,dan faedah-faedah lain;
• Pendidikan, latihan, pengalaman kerja, sejarah pekerjaan, penilaian prestasi, rujukan dan laporan latar belakang yang mungkin diperlukan untuk menubuhkan, mengekalkan atau menamatkan hubungan pekerjaan, dan/atau
• Maklumat-maklumat lain anda yang mungkin diperlukan untuk urusan-urusan perniagaan yang sah atau seperti yang diperlukan oleh syarat-syarat perundangan yang terpakai.

 

Kami juga mungkin memproses Data Peribadi yang dikira 'sensitif' oleh undang-undang yang terpakai, termasuk tetapi tidak terhad kepada Data Peribadi mengenai kesihatan, fahaman politik, kepercayaan agama dan falsafah, perbuatan apa-apa kesalahan atau yang didakwa, dan tindakan-tindakan yang telah diarahkan oleh mahkamah (secara kolektif, "Data Peribadi Sensitif"). Data Peribadi anda termasuk Data Peribadi Sensitif bagi tujuan Notis ini.

 

Data Peribadi anda mungkin digunakan untuk tujuan-tujuan berikut ("Tujuan" secara kolektif):-

• Pengambilan pekerja dan staf;
• Pentadbiran pampasan, insurans kesihatan, program-program faedah dan pentadbiran senarai gaji;
• Penempatan semula sementara atau tetap;
• Pengurusan prestasi dan latihan;
• Perancangan kemajuan dan penggantian;
• Aktiviti-aktiviti rekreasi;
• Kaji-kaji selidik dan penyusunan perangkaan;
• Tindakan disiplin dan siasatan berkenaanya;
• Perlindungan (nama syarikat), kakitangannya dan orang awam terhadap kecederaan, kecurian, liabiliti perundangan, penipuan atau penyalahgunaan;
• Pematuhan kepada syarat-syarat perundangan dan pengurusan risiko;
• Urusan-urusan perniagaan kami yang sah, yang mungkin termasuk perjalanan perniagaan hari demi hari, pemindahan semua atau sebahagian daripada perniagaan tersebut, dan menjalankan litigasi, siasatan-siasatan atau penyelesaian pertikaian; dan/atau
• Tujuan-tujuan lain yang sepatutnya atau diwajarkan oleh undang-undang yang terpakai.

 

Kami mungkin memperolehi Data Peribadi daripada anda secara langsung atau melalui pihak-pihak ketiga mengenai:-

• Rujukan dan pemeriksaan latar belakang;
• Penilaian prestasi;
• Siasatan-siasatan dalaman;
• Mengesan / mencari anda atau orang-orang tanggungan anda selepas anda berhenti pekerjaan dengan kami untuk tujuan-tujuan mentadbirkan persaraan, wang pencen atau apa-apa faedah yang lain (jika terpakai); dan/atau
• Tujuan-tujuan lain yang sepatutnya atau telah diwajarkan oleh undang-undang yang terpakai.

 

Kami mungkin memindahkan Data Peribadi anda kepada mana-mana syarikat-syarikat yang berkaitan dengan kami dalam (nama syarikat) yang mungkin berada di negara lain. Kami juga mungkin mendedahkan Data Peribadi anda kepada pihak-pihak ketiga (seperti pembekal perkhidmatan), keperluan-keperluan pelaporan dengan pelbagai agensi-agensi kerajaan dan untuk penguatkuasaan undang-undang, prosiding-prosiding kehakiman atau pentadbiran dan penyelarasan dan pengurusan tindakan-tindakan disiplin dan siasatan-siasatan yang berkaitan. Kami juga mungkin mendedahkan Data Peribadi anda apabila kita dikehendaki untuk berbuat demikian di bawah undang-undang atau dalam suatu konteks transaksi penggabungan atau pengambilalihan. Sekiranya kami menglibatkan pembekal-pembekal perkhidmatan luaran, langkah-langkah perlindungan keselamatan dan kerahsiaan yang khusus telah diadakan untuk memastikan hak-hak perlindungan data peribadi anda kekal tidak terjejas. Jika kami dihubungi oleh mana-mana organisasi atau institusi, termasuk bank-bank atau peguambela-peguambela dan peguamcara-peguamcara atau majikan-majikan masa hadapan anda menjalankan pemeriksaan rujukan, untuk mengesahkan dan/atau mendapatkan rujukan-rujukan mengenai pekerjaan anda dengan kami dan Data Peribadi anda berkenaan dengannya untuk tujuan-tujuan perdagangan, anda memberi keizinan kepada kami untuk mengesahkan dan mendedahkan yang sama.

 

Kami dan wakil-wakil yang telah diberikan kuasa yang sewajarnya atau ajen-agen kami mungkin mengekalkan, memantau, mengakses, menyalin dan/atau memeriksa rekod-rekod, dokumen-dokumen dan maklumat-maklumat lain, termasuk surat-menyurat e-mel, nota-nota panggilan tenaga kerja jualan, fail-fail log internet, data pembaca-lencana keselamatan, dan data serupa yang menetap di rangkaian-rangkaian, computer-komputer, dan peralatan-peralatan elektronik lain kami yang digunakan oleh pekerja-pekerja dan/atau upahan-upahan kontrak. Sesetengah bahan-bahan ini mungkin mengandungi Data Peribadi yang berkaitan kepada anda. Kami hanya akan berbuat demikian jika terdapat sebab untuk berbuat demikian, termasuk situasi-situasi di mana kami mesti melindungi hak-hak dan kepentingan-kepentingan perundangan kami, menyiasat pelanggaran undang-undang yang disyaki atau dasar-dasar dalaman, atau untuk menjawab kepada permintaan-permintaan penguatkuasaan undang-undang yang sah, dan hanya apabila dan dalam cara yang dibenarkan oleh undang-undang. Kami akan mengambil perhatian yang sepatutnya untuk memastikan usaha-usaha kami adalah disasarkan dan memadai, dan akan cuba untuk mengecualikan, setakat yang yang dapat dilaksanakan, bahan-bahan atau maklumat-maklumat yang tidak relevan.

 

Anda boleh meminta untuk akses kepada atau pembetulan kepada Data Peribadi anda atau menghadkan pemprosesan sedemikian pada bila-bila masa selepas ini dengan menghantar permintaan sedemikain kepada kami secara bertulis kepada Pengurus Sumber Manusia. Apa-apa pertanyaan atau aduan mengenai Data Peribadi anda juga harus disalurkan kepada kami melalui cara ini.

 

Sila ambil perhatian bahawa kami perlu memproseskan Data Peribadi anda untuk Tujuan tersebut di mana tanpanya kami tidak akan dapat menggaji anda.